Effectief én efficiënt vergaderen, het kan!

Met name op het gebied van werken verandert tegenwoordig alles in snel tempo. Steeds meer mensen hebben niet meer het kantoor als werklocatie, iedereen is overal bereikbaar en ook nog op verschillende manieren. Een onderdeel van het werken wat echter nauwelijks veranderd is, is vergaderen. Vergaderen is noodzakelijk, maar heb jij ook het idee dat er steeds vaker en langer wordt vergaderd?

Ouderwets vergaderen
Al jaren lang wordt er vergaderd op dezelfde wijze. Een groep mensen komt op één locatie bijeen, vaak is er een notulist aanwezig, de agenda wordt besproken, de deelnemers vertrekken na het overleg weer naar hun werkplek en vervolgens verwerkt de notulist de krabbels tot een degelijke notulen. Naar mijn mening kan en moet dit anders. We leven in een wereld waarin alles beter, sneller of efficiënter moet. Daar hoort verandering in de manier van vergaderen toch ook bij?

Tijd kost geld
Neem als voorbeeld een overleg van twee uur waarbij vijf personen aanwezig zijn. Het gemiddelde uurloon van deze personen is € 25,- . Na de vergadering gaat de notulist aan de slag met de notulen. Het verwerken hiervan kost ongeveer een uur. Na het versturen van de notulen, moeten er nog wat op- en aanmerkingen van de groepsleden worden verwerkt, wat ook ongeveer een uur bedraagt. De teller voor dit overleg staat nu op € 300,-. Wanneer het overleg dat in dit voorbeeld is gebruikt met een frequentie van eens in de twee weken plaatsvindt, kost dit overleg al snel € 7800,- per jaar! En dat is slechts één voorbeeld van de vele overleggen.
Tip: Ga eens per half jaar na of de genodigden, de frequentie en duur van het overleg nog juist zijn.

Voorbereiding is het halve werk
Het is misschien wel een van de meest gebruikte clichés, maar voorbereiding is toch echt het halve werk! Zorg er daarom voor dat de leden de agenda en eventuele bijlagen ruim van te voren aangeleverd krijgen, zodat zij deze kunnen doornemen. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden en wordt voorkomen dat er vergadertijd gebruikt moet worden om uit te leggen wat het agendapunt inhoudt.

Hoofd- en bijzaken scheiden
Zorg ervoor dat de focus van het overleg echt ligt op de agendapunten. Alle bijzaken kunnen eventueel na de vergadering worden besproken. Door de hoofd- en bijzaken te scheiden kan de duur van het overleg aanzienlijk worden ingekort.
Tip: Geef het aan wanneer men van de agendapunten afdwaalt.

Aanwezigheid noodzakelijk?
Vaak is het niet noodzakelijk dat bij ieder overleg dezelfde leden aanwezig zijn. Bij sommige overleggen is het dan ook mogelijk om een scheiding te maken tussen ‘actieve’ en ‘niet actieve’ leden. De actieve leden hebben werkelijk een punt op de agenda om te bespreken, de ‘niet actieve’ leden hebben dit niet en dienen vooral als luisterend oor. Deze laatste groep heeft voldoende aan een notulen. De aanwezigheid van het aantal leden kan daardoor per overleg wisselen.
Tip: Verwacht je dat je geen actieve rol in het overleg gaat spelen? Meld je dan af bij de organisator.

Ongetwijfeld zijn er nog vele tips om effectief en efficiënt te vergaderen. Daar ben ik heel benieuwd naar, dus: Wat is jouw ‘gouden’ tip om effectief te vergaderen?